Modul 07 · Workflow

Rancang dan ubah alur kerja (workflow) sendiri, tanpa programer

Rancang proses bisnis Anda sendiri lewat diagram: tahap, siapa yang bertindak, form isian, dan syaratnya. Saat cara kerja berubah, ubah alurnya hari itu juga tanpa programer dan tanpa mengubah kode program. Persetujuan hanyalah salah satu contoh; layanan pelanggan, perbaikan aset, sampai produksi bisa dibuat dengan cara yang sama.

Coba gratis 14 hari Lihat harga

Tersedia di paket Dasar dan semua paket di atasnya. Persetujuan dokumen ada di semua paket. Alur kerja dinamis dan templat siap pakai mulai paket Bisnis (10 alur), tanpa batas di Korporat.

Yang bisa dilakukan

  • Desain alur dengan diagram: status, aksi, dan pelaku setiap tahap
  • Kolom dan form sendiri: teks, angka, uang, tanggal, pilihan, pengguna, lampiran
  • Syarat dan nilai otomatis, misalnya nilai di atas Rp 5 jt naik ke direksi
  • 23 templat siap pakai, dari aset dan pembelian sampai bengkel dan pabrik
  • Persetujuan dokumen modul (pembelian, faktur, cuti) memakai desainer yang sama
  • Menu Tugas: perlu tindakan saya, saya ajukan, semua; bisa dialihkan
  • Impor tugas dari Excel; webhook dan API untuk aplikasi lain (paket Korporat)
Tugas / Perlu tindakan saya5 menunggu
TugasAlurTahap
PB/0032 · Rp 8.250.000Persetujuan pembelianPemilik
WO/2026/10/0141 · AB 1234 KLServis kendaraanCek akhir
Komplain #118 · Toko BerkahKomplain pelangganDitangani
Laptop kasir matiPerbaikan asetDikerjakan
Batch oven K-07Pengeringan kayuCek kadar air
Satu menu Tugas untuk semua alur, dari persetujuan sampai bengkel dan produksi.

Istilah ERP · Workflow

Apa itu Workflow & Business Process Management?

Workflow adalah urutan tahap sebuah proses bisnis: siapa mengerjakan apa, dalam urutan apa, dan dengan syarat apa. Sistem workflow, sering disebut BPM (business process management), menjalankan urutan itu secara otomatis, termasuk persetujuan (approval) berjenjang.

Di aplikasi KelolaMenu Tugas, Aktivitas; Alur Dinamis › Alur Kerja, Struktur Data, Sumber Data, Webhook

Contoh penggunaan

  • Persetujuan (approval) berjenjang

    Pembelian, faktur, kasbon, dan cuti disetujui sesuai batas nilai dan jabatan.

  • Layanan dan tiket

    Komplain pelanggan dan helpdesk IT ditangani sampai selesai dengan penanggung jawab yang jelas.

  • Proses operasional

    Work order bengkel, pengiriman material, sampai tahap produksi, lengkap dengan form dan syarat.

Cara kerjanya

Alur Kerja (Workflow) dalam empat langkah.

  1. 1

    Pilih templat atau mulai kosong

    Ambil salah satu dari 23 templat siap pakai, atau buat alur baru untuk data baru maupun dokumen modul yang sudah ada.

  2. 2

    Rancang di diagram

    Atur status, aksi, siapa yang boleh menjalankannya, form isian di setiap aksi, syarat, dan nilai yang terisi otomatis.

  3. 3

    Jalankan bersama tim

    Pekerjaan masuk ke menu Tugas milik pelakunya. Setiap perpindahan tahap tercatat beserta pelaku dan waktunya.

  4. 4

    Ubah saat bisnis berubah

    Tambah tahap, ganti penanggung jawab, atau ubah batas nilai kapan saja. Perubahan langsung berlaku tanpa menyentuh kode program.

Tanpa programer

Proses bisnis berubah, alurnya ikut berubah hari itu juga.

Semua bagian alur diatur lewat desainer, bukan kode program. Admin atau pemilik usaha bisa mengubahnya sendiri, dan perubahan berlaku begitu disimpan.

  • Status dan tahap

    Tambah, hapus, dan urutkan tahap, termasuk cabang dan jalur kembali, misalnya tidak lolos QC kembali ke finishing.

  • Siapa yang bertindak

    Pembuat, atasan, peran, pengguna tertentu, atau orang yang dipilih di kolom formulir.

  • Kolom dan formulir

    Teks, angka, uang, tanggal, pilihan, pengguna, lampiran, dan pilihan dari data master. Form setiap aksi bisa berbeda.

  • Syarat

    Aksi hanya muncul bila syaratnya terpenuhi, misalnya nilai ≥ Rp 5 jt atau kadar air ≤ 12%.

  • Nilai otomatis

    Kolom terisi sendiri saat aksi dijalankan, misalnya tanggal selesai menjadi hari ini.

  • Penomoran

    Format nomor sendiri, misalnya PRB/2026/10/0001, dengan nomor urut yang diulang setiap bulan.

  • Dokumen modul

    Persetujuan pembelian, faktur, kasbon, dan cuti diatur di desainer yang sama.

  • Terhubung keluar

    Webhook saat data dibuat atau berganti status, dan API untuk membuat tugas atau menjalankan aksi (paket Korporat).

Cara lama: pengembangan khusus

  • Proses dijelaskan ke programer, lalu menunggu antrean pengembangan
  • Setiap perubahan kecil butuh pengujian dan rilis baru
  • Biaya muncul lagi setiap kali prosedur berubah
  • Proses yang berbeda per cabang atau divisi sulit diatur

Di Kelola

  • Admin menggambar alurnya sendiri di diagram
  • Mulai dari templat, bukan dari nol
  • Ubah kapan saja, berlaku saat disimpan
  • Ekspor dan impor desain untuk disalin ke alur lain

23 templat siap pakai

Persetujuan hanyalah satu contoh.

Pilih templat yang paling mirip dengan cara kerja Anda, sesuaikan tahap, kolom, dan pelakunya, lalu pakai di hari yang sama. Tidak perlu merancang dari nol.

Aset 5 templat

  • Permintaan Perbaikan Aset

    Laporan kerusakan, penugasan teknisi, sampai perbaikan selesai beserta biayanya.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Dikerjakan
    4. Selesai

  • Peminjaman Aset

    Pinjam laptop, kendaraan, atau alat dengan persetujuan atasan, serah terima, dan pengembalian.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Disetujui
    4. Dipinjam
    5. Dikembalikan

  • Mutasi Aset

    Pemindahan aset antar lokasi atau unit kerja, disetujui atasan dan dikonfirmasi penerima.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Dalam Pengiriman
    4. Diterima

  • Penghapusan Aset

    Aset rusak atau usang dijual, dihibahkan, atau dimusnahkan. Nilai buku ≥ Rp10 juta perlu persetujuan direksi.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Disetujui
    4. Dihapus

  • Pengadaan Aset

    Usulan pembelian aset baru: persetujuan atasan, cek anggaran, lalu pembelian.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Cek Anggaran
    4. Disetujui
    5. Sudah Dibeli

Inventori & Pembelian 4 templat

  • Permintaan Barang Gudang

    Permintaan barang atau ATK dari unit kerja ke gudang, disetujui atasan lalu disiapkan dan diterima peminta.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Disiapkan Gudang
    4. Siap Diambil
    5. Diterima

  • Stock Opname

    Penghitungan fisik oleh petugas, pemeriksaan selisih oleh manajer, dan persetujuan penyesuaian.

    1. Direncanakan
    2. Penghitungan
    3. Pemeriksaan
    4. Disetujui

  • Permintaan Pembelian (PR)

    Sebelum PO: persetujuan atasan; nilai ≥ Rp5 juta perlu persetujuan direksi.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Disetujui
    4. PO Dibuat

  • Retur Barang ke Pemasok

    Barang rusak atau salah kirim dikembalikan sampai diganti atau dananya kembali.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Dikirim ke Pemasok
    4. Selesai

SDM & Keuangan 3 templat

  • Pengajuan Reimbursement

    Penggantian biaya karyawan: persetujuan atasan, verifikasi keuangan, lalu pembayaran.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Verifikasi Keuangan
    4. Dibayar

  • Pengajuan Lembur

    Pengajuan lembur karyawan dan persetujuan atasan langsung.

    1. Diajukan
    2. Disetujui

  • Perjalanan Dinas

    Pengajuan perjalanan dan uang muka, persetujuan, sampai laporan pertanggungjawaban.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Disetujui / Berjalan
    4. Laporan Diperiksa
    5. Selesai

Layanan 2 templat

  • Helpdesk IT

    Tiket bantuan perangkat, aplikasi, akses, dan jaringan: ditangani petugas, dikonfirmasi pelapor.

    1. Baru
    2. Ditangani
    3. Menunggu Konfirmasi
    4. Selesai

  • Komplain Pelanggan

    Keluhan pelanggan dicatat, ditangani penanggung jawab, dan ditutup dengan solusi.

    1. Baru
    2. Ditangani
    3. Selesai

Toko Bangunan 3 templat

  • Pengiriman Material ke Proyek

    Pesanan antar dijadwalkan dengan armada dan sopir, dimuat, dikirim, lalu diterima dengan bukti surat jalan.

    1. Pesanan Antar
    2. Dijadwalkan
    3. Dimuat
    4. Dalam Perjalanan
    5. Diterima

  • Persetujuan Penjualan Tempo

    Penjualan bayar belakangan untuk kontraktor. Sampai Rp20 juta disetujui manajer; di atasnya oleh pemilik.

    1. Draf
    2. Diajukan
    3. Disetujui

  • Retur Material dari Pelanggan

    Material dikembalikan, diperiksa gudang, diputuskan tukar atau uang kembali, lalu diselesaikan kasir.

    1. Baru
    2. Diperiksa Gudang
    3. Disetujui
    4. Selesai

Pabrik Kayu 3 templat

  • Penerimaan Kayu Bahan Baku

    Cek dokumen legalitas, grading dan kubikasi aktual oleh QC, lalu diterima atau ditolak.

    1. Kayu Datang
    2. Diperiksa QC
    3. Cek Selisih
    4. Diterima

  • Pengeringan Kayu (Oven/Kiln)

    Batch masuk oven lalu cek kadar air. Kadar air ≤ 12% lulus; di atasnya dioven ulang.

    1. Rencana
    2. Dioven
    3. Cek Kadar Air
    4. Kering / Siap Proses

  • Perintah Kerja Produksi (SPK)

    Pesanan mebel diproduksi bertahap sampai QC. Tidak lolos QC kembali ke finishing.

    1. Draf
    2. Pemotongan
    3. Perakitan
    4. Finishing
    5. Pemeriksaan QC
    6. Selesai

Bengkel Mobil 3 templat

  • Work Order Servis Kendaraan

    Estimasi biaya disetujui pelanggan, dikerjakan mekanik, dicek kepala bengkel, lalu diserahkan.

    1. Kendaraan Masuk
    2. Persetujuan Pelanggan
    3. Dikerjakan
    4. Cek Akhir
    5. Siap Diambil
    6. Selesai

  • Permintaan Suku Cadang

    Mekanik meminta suku cadang: disiapkan gudang, atau dipesan ke pemasok bila stok kosong.

    1. Diminta
    2. Disiapkan Gudang
    3. Diserahkan

  • Klaim Garansi Servis

    Keluhan sama setelah servis diperiksa kepala bengkel, dikerjakan ulang tanpa biaya bila masuk garansi.

    1. Klaim Masuk
    2. Diperiksa
    3. Dikerjakan Ulang
    4. Selesai

Proses Anda tidak ada di daftar? Buat alur baru dari kosong dengan desainer yang sama.

Dampaknya bagi usaha

Kebocoran yang ditutup, untung yang ditambah.

Kerugian yang ditekan

Proses yang hanya ada di kepala orang atau di grup chat menjadi tahap yang jelas: siapa mengerjakan apa dan sudah sampai mana. Pekerjaan tidak tercecer, dan pengeluaran tanpa izin tertahan sebelum terjadi.

Keuntungan yang ditambah

Bisnis bisa berubah tanpa menunggu programer. Prosedur baru, cabang baru, atau batas persetujuan baru cukup diubah di desainer dan langsung berlaku untuk seluruh tim.

Contoh hitunganSatu perubahan proses lewat pengembangan khusus biasanya menunggu antrean programer dan pengujian berhari-hari. Di Kelola, admin mengubah diagramnya sendiri dan perubahan berlaku saat disimpan. Satu pembelian tidak perlu Rp 2 jt per bulan yang tertahan persetujuan sudah Rp 24 jt setahun.

Hitung dengan angka usaha Anda

Terhubung dengan

Data Alur Kerja (Workflow) ikut dipakai modul lain.

Dipakai di bidang

Contoh alurnya di jenis usaha Anda.

Tanya jawab

Pertanyaan seputar Alur Kerja (Workflow).

Pertanyaan lain bisa langsung diajukan dari dalam aplikasi setelah Anda mendaftar.

Bisakah kami membuat alur kerja sendiri?

Bisa. Tentukan tahap, siapa yang boleh bertindak di setiap tahap, form isian, dan syaratnya, misalnya pembelian di atas Rp 5 jt wajib disetujui pemilik. Selain persetujuan, Anda bisa membuat alur untuk permintaan barang, komplain pelanggan, perbaikan aset, servis kendaraan, sampai tahap produksi, mulai dari templat yang tersedia.

Apakah perlu programer untuk mengubah alur kerja?

Tidak. Tahap, pelaku, kolom, form, syarat, dan penomoran diatur lewat desainer berbentuk diagram. Admin atau pemilik usaha bisa mengubahnya sendiri, dan perubahan berlaku begitu disimpan tanpa mengubah kode program.

Apa bedanya alur kerja dinamis dengan persetujuan dokumen?

Persetujuan dokumen mengatur siapa yang menyetujui dokumen modul seperti pembelian, faktur, atau cuti, dan tersedia di semua paket. Alur kerja dinamis membuat jenis data dan proses baru dengan kolom sendiri, misalnya tiket helpdesk atau work order bengkel. Alur dinamis tersedia mulai paket Bisnis.

Berani coba? Hitung sendiri hasilnya dalam 14 hari.

Daftar dalam dua menit dan langsung pakai dengan data perusahaan Anda. Lihat sendiri di mana uang bocor dan berapa yang bisa diselamatkan, tanpa jadwal demo, tanpa konsultan, tanpa membaca panduan.

Coba gratis 14 hari